Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest:

OLIVCO SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

ul. Jana Szymczaka 1, lok. LU 1

01-227 Warszawa, Polska

KRS: 0001218615

NIP: 7011295646

REGON: 543777308

Wpisana do rejestru agencji zatrudnienia pod numerem KRAZ: 35633

Kontakt:

kontakt@moniania.com

W zależności od formy kontaktu oraz rodzaju usługi możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko
• adres e-mail
• numer telefonu
• adres zamieszkania (jeżeli niezbędny do realizacji usługi)
• numer PESEL (jeżeli niezbędny do zawarcia umowy lub w celach księgowych)
• dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy
• dane do faktury (jeżeli występują)
• dane zawarte w treści wiadomości
• dane techniczne (adres IP, dane przeglądarki, pliki cookies)
• informacje o złożonych oświadczeniach i akceptacjach wymaganych przed dokonaniem płatności, w tym data i godzina ich złożenia, wersja treści oraz dane techniczne (adres IP, dane przeglądarki lub ich skrót)
• w przypadku Usługi Doboru Niani (pośrednictwa pracy) – dodatkowo dane kandydatów (Niani) niezbędne do realizacji usługi, w tym informacje o wykształceniu, kwalifikacjach, doświadczeniu zawodowym i preferencjach dotyczących pracy

Spółka nie wymaga podawania danych szczególnych kategorii (np. danych o zdrowiu). Jeżeli użytkownik przekaże je dobrowolnie w treści wiadomości lub w ramach procesu doboru Niani, będą przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia lub realizacji umowy, na podstawie wyraźnej zgody użytkownika (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

W odniesieniu do osób, które są lub mają być dopuszczone przez Spółkę do działalności związanej z opieką nad małoletnimi (Opiekunowie/Niania), Spółka przetwarza dodatkowo następujące kategorie danych:

• informacje z Krajowego Rejestru Karnego (zaświadczenie o niekaralności w zakresie określonym w art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich),
• informacje z Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym oraz z Rejestru osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze,
• informacje z rejestrów karnych państwa obywatelstwa lub państw zamieszkania (w przypadku obywateli innych państw),
• oświadczenia składane na podstawie art. 21 ust. 5 i 7 ustawy, o której mowa wyżej.

Powyższe dane stanowią dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych w rozumieniu art. 10 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) i są przetwarzane wyłącznie w celach i na podstawach określonych w pkt 3 lit. h niniejszej Polityki.

Dane osobowe przetwarzane są w celu:

• a) Odpowiedzi na zapytania i obsługi kontaktu Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO
• b) Zawarcia i realizacji umowy Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• c) Realizacji obowiązków księgowych i podatkowych Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO
• d) Dochodzenia lub obrony roszczeń Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO
• e) Realizacji płatności za usługi Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• f) Dokumentowania oświadczeń i akceptacji składanych przed dokonaniem płatności oraz zapewnienia bezpieczeństwa procesu płatności Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO
• g) Realizacji obowiązków wynikających z prowadzenia agencji zatrudnienia, w tym obowiązków sprawozdawczych wobec Marszałka Województwa Mazowieckiego (KRAZ-IDZ) oraz innych obowiązków określonych w ustawie z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO
• h) Weryfikacji kandydatów na Opiekunów (Niań) zgodnie z wymogami ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (tekst jedn. Dz. U. z 2026 r., poz. 110), w tym przetwarzania danych dotyczących niekaralności Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 10 RODO – przetwarzanie dozwolone na mocy przepisów prawa polskiego (art. 21 ww. ustawy)
• i) Przechowywania oświadczeń o stanie zdrowia zawartych w dokumentach podpisanych przed 1 sierpnia 2026 r. (aktualne wzory dokumentów nie zawierają oświadczeń o stanie zdrowia - przewidują zamiast tego zobowiązanie do niepodejmowania opieki, gdyby stan zdrowia mógł stwarzać zagrożenie dla dziecka) Podstawa: art. 9 ust. 2 lit. a RODO – wyraźna zgoda wyrażona przy podpisaniu dokumentu. Zgodę można wycofać w każdej chwili (kontakt@moniania.com), co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
• j) Przekazania danych kontaktowych zweryfikowanej, niezależnej niani w ramach opcji zapasowej (szczegóły w pkt 6 niniejszej Polityki) Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak brak ich podania może uniemożliwić realizację umowy lub udzielenie odpowiedzi.

Płatności za usługi mogą być realizowane:

• przelewem tradycyjnym,
• za pośrednictwem zewnętrznych operatorów płatności.

W przypadku skorzystania z płatności elektronicznych dane niezbędne do realizacji transakcji mogą być przekazywane operatorowi płatności zgodnie z jego regulaminem i polityką prywatności.

Administrator nie przechowuje danych kart płatniczych użytkowników.

Dane mogą być przekazywane:

• dostawcom usług hostingowych i technologicznych (w tym Vercel oraz Supabase),
• dostawcy poczty elektronicznej (Google Workspace),
• dostawcy usługi wysyłki transakcyjnych wiadomości e-mail (Resend, z wysyłką realizowaną z regionu Unii Europejskiej),
• dostawcy komunikatora wykorzystywanego do wewnętrznych powiadomień administratorów o nowych zgłoszeniach i płatnościach (Telegram),
• operatorom płatności,
• podmiotom świadczącym obsługę księgową,
• podmiotom świadczącym obsługę IT,
• kancelariom prawnym,
• Marszałkowi Województwa Mazowieckiego oraz Wojewódzkiemu Urzędowi Pracy w Warszawie – w zakresie obowiązków sprawozdawczych i kontrolnych wynikających z ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia (KRAZ),
• Ministerstwu Sprawiedliwości – Biuru Informacyjnemu Krajowego Rejestru Karnego oraz właściwym podmiotom prowadzącym Rejestr Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym – w zakresie weryfikacji kandydatów na Opiekunów,
• pracodawcom (Klientom) – w zakresie danych kandydata (Niani) niezbędnych do podjęcia decyzji o nawiązaniu współpracy, na podstawie zgody Niani udzielonej w ramach procesu doboru,
• dostawcy usług sztucznej inteligencji w chmurze (Google Cloud / Vertex AI) – wyłącznie w celu sformatowania profilu prezentacyjnego Niani (zob. akapit poniżej),
• dostawcy usługi elektronicznego podpisywania dokumentów (DocuSeal, z przetwarzaniem danych na serwerach w Unii Europejskiej) – w celu zawierania i podpisywania umów oraz oświadczeń drogą elektroniczną (zob. akapit poniżej),
• podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Do uporządkowania i przygotowania profilu prezentacyjnego Niani (opis zawodowy, doświadczenie, wykształcenie, cechy osobiste) korzystamy z usługi Google Cloud / Vertex AI (model Gemini), działającej jako podmiot przetwarzający na podstawie Umowy o powierzeniu przetwarzania danych (Google Cloud DPA). Przetwarzanie odbywa się w regionie Unii Europejskiej. Do narzędzia przekazujemy wyłącznie ogólne dane zawodowe – nie przesyłamy danych kontaktowych, daty urodzenia ani danych szczególnej kategorii. Narzędzie służy wyłącznie do sformatowania i prezentacji profilu i nie jest wykorzystywane do podejmowania jakichkolwiek decyzji o zatrudnieniu, doborze ani selekcji kandydatów; każdy profil przed zapisaniem sprawdza pracownik Administratora. Przekazane dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli sztucznej inteligencji.

Do zawierania i elektronicznego podpisywania umów oraz oświadczeń korzystamy z usługi DocuSeal, działającej jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy o powierzeniu przetwarzania danych (DPA). W tym celu przetwarzane są w szczególności: imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, adres e-mail oraz podpis. Przetwarzanie i przechowywanie danych przez DocuSeal odbywa się na serwerach w Unii Europejskiej. Podpisane dokumenty wraz ze śladem audytowym przechowujemy dodatkowo we własnej bazie danych zlokalizowanej w Unii Europejskiej. Usługa służy wyłącznie do przygotowania, udostępnienia i podpisania dokumentów i nie jest wykorzystywana do podejmowania zautomatyzowanych decyzji.

Jeżeli przy składaniu zgłoszenia zaznaczysz opcję zapasową, a my nie będziemy mieć dostępnej niani, przekażemy Twoje dane kontaktowe zweryfikowanej, niezależnej niani prowadzącej własną działalność gospodarczą, aby mogła skontaktować się z Tobą i uzgodnić opiekę bezpośrednio.

Zakres danych: imię, numer telefonu lub adres e-mail, miejscowość lub dzielnica, oczekiwany termin opieki oraz wiek dziecka. Nie przekazujemy adresu zamieszkania ani danych o zdrowiu dziecka – te informacje przekazujesz niani samodzielnie, jeśli zdecydujesz się na współpracę.

Podstawa prawna: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażona przez zaznaczenie opcji zapasowej w formularzu albo w korespondencji z nami. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili do momentu przekazania danych – wystarczy wiadomość na kontakt@moniania.com; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Odbiorca danych: niezależna niania staje się odrębnym administratorem Twoich danych i przetwarza je we własnym zakresie w celu nawiązania kontaktu i zawarcia z Tobą umowy; realizuje wobec Ciebie własny obowiązek informacyjny.

Dla celów rozliczalności przechowujemy zapis Twojej zgody (data, godzina, język i wersja tekstu opcji) przez okres niezbędny do wykazania zgodności z prawem, nie dłużej niż do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

W związku z korzystaniem z usług Google Workspace, Google Cloud / Vertex AI, Resend, Telegram oraz niektórych innych usług technologicznych dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Przekazywanie odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń prawnych, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Dane przechowywane są:

• przez czas realizacji umowy,
• przez okres wymagany przepisami podatkowymi (co najmniej 5 lat),
• do czasu przedawnienia roszczeń,
• do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu (jeżeli podstawą jest uzasadniony interes).

Dane dotyczące oświadczeń i akceptacji składanych przed dokonaniem płatności są przechowywane przez okres 12 miesięcy od ich zarejestrowania, chyba że dalsze przechowywanie będzie niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dane związane z Usługą Doboru Niani (pośrednictwo pracy) – w tym dane kandydatów oraz informacje o przedstawieniach kandydatów Klientom – są przechowywane przez okres prowadzenia działalności przez Spółkę jako agencji zatrudnienia oraz przez okres wymagany przepisami ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, w szczególności w celu wykonania obowiązków sprawozdawczych (informacja roczna KRAZ-IDZ – do 31 stycznia każdego roku za rok poprzedni).

Dane dotyczące niekaralności pozyskane w ramach weryfikacji Opiekunów (zaświadczenia z KRK, informacje z RSPnTS, oświadczenia) są przechowywane przez okres współpracy z Opiekunem oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z dopuszczeniem danej osoby do działalności z małoletnimi – nie dłużej niż przez okres niezbędny do zapewnienia rozliczalności w stosunku do organów kontrolnych. Po upływie tego okresu dane są usuwane lub anonimizowane.

Oświadczenia o stanie zdrowia zawarte w dokumentach podpisanych przed 1 sierpnia 2026 r. (pkt 3 lit. i) są przechowywane wraz z tymi dokumentami, nie dłużej niż do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Użytkownik ma prawo do:

• dostępu do danych,
• sprostowania,
• usunięcia,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu,
• cofnięcia zgody (jeżeli była podstawą przetwarzania).

W celu realizacji praw należy skontaktować się: kontakt@moniania.com

Użytkownik ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Dane nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany wywołujący skutki prawne wobec użytkownika.

Serwis wykorzystuje pliki cookies w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony,
• utrzymania bezpieczeństwa,
• poprawy funkcjonowania serwisu,
• prowadzenia statystyk odwiedzin oraz analizy ruchu na stronie.

Cookies są zapisywane zgodnie z ustawieniami przeglądarki użytkownika.

Serwis może korzystać z narzędzi analitycznych umożliwiających analizę ruchu oraz statystyk odwiedzin strony internetowej.

W ramach korzystania z takich narzędzi mogą być przetwarzane dane techniczne, w szczególności adres IP, identyfikatory plików cookies, informacje o urządzeniu oraz aktywności użytkownika w serwisie.

Dane te wykorzystywane są wyłącznie w celach statystycznych oraz optymalizacji funkcjonowania serwisu.

W przypadku korzystania z narzędzi dostarczanych przez podmioty mające siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazywanie danych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz stosowanymi zabezpieczeniami.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące cookies w swojej przeglądarce internetowej lub usunąć zapisane pliki.

Ograniczenie cookies może wpłynąć na funkcjonowanie niektórych elementów strony.

Polityka może być aktualizowana. Aktualna wersja publikowana jest w serwisie.